Registro operativo de reuniones

Cuándo usarla

Usar cuando el contexto requiera este procedimiento: Convierte una conversación en acuerdos trazables y acciones que pueden cerrarse.

Procedimiento

1. Leer el material completo y detectar agenda y cambios de tema.
2. Extraer decisiones solo cuando exista acuerdo explícito; marcar ambigüedades.
3. Extraer acciones con verbo, entregable, responsable, fecha y definición de terminado.
4. Separar propuestas, información, riesgos y preguntas abiertas.
5. Resolver referencias de personas únicamente con evidencia del material.
6. Detectar fechas relativas y convertirlas usando la fecha de la reunión; señalar dudas.
7. Redactar resumen y seguimiento neutral.
8. Solicitar confirmación antes de crear tareas, eventos o mensajes externos.

Entradas

• Notas o transcripción.
• Objetivo, fecha y participantes.
• Convenciones para responsables y fechas.

Salidas

• Resumen.
• Registro de decisiones.
• Acciones, preguntas y mensaje de seguimiento.

Validaciones

• Ninguna propuesta aparece como decisión.
• Toda acción tiene responsable o dice sin asignar.
• Las fechas relativas fueron verificadas.
• Las citas o atribuciones son fieles.
• Las escrituras externas requieren autorización.

Herramientas

• Transcripción o editor de texto.
• Calendario o gestor de tareas solo si el usuario solicita actualizarlo.

Ejemplos

A partir de una reunión de lanzamiento, produce tres decisiones, cinco acciones y dos puntos por confirmar sin adjudicar dueños inexistentes.

Acerca del recurso